不動産会社のための実務ノート
売買契約の前日、PDF資料がぐちゃぐちゃ。何から片付ける？
明日は売買契約。メールで届いた図面、スキャンした書類、修正された契約書案が別々の場所にある。「全部まとめる」の前に、何があり、何が足りないかを見える状態にします。
原本を残し、送る相手と目的、最新版、足りない資料を一覧にします。その後で、名前・ページ・順番・容量を必要な分だけ整えます。全部の道具を順に使う必要はありません。
先に整理すること
- 「原本保管」と「今回の送付用」を分ける。原本側は加工せず保管する。
- 資料名、版の日付、受領済みか、誰の確認待ちかを一枚の一覧にする。
- 契約当日に必要な確認と、後日受領する資料を混ぜず、未確認は未確認のまま担当へ伝える。
手元の道具でも進められる手順
- 最初の十分は資料集めに使います。メール添付と共有フォルダを確認し、作業用コピーを一か所へ集めます。
- 内容が分からない名前は開いて確認します。判断できないものは「要確認」として残します。
- 送付対象を決めます。抜粋が必要なら別ファイルにし、元資料を全文で残します。
- 読む順番を決めます。一つに結合するか、番号付き個別ファイルと一覧で渡すか、受取側の用途に合わせます。
- 容量と見やすさを確かめます。添付できない場合は、承認済みの共有方法へ切り替えます。
- 最後に宛先と添付を見直します。本文に送付資料と未確認事項を書き、受領の確認までを一つの作業にします。
必要なところだけ、道具を使う
- 中身が分からないときはDakePDF俯瞰名前変更。サムネイルを手掛かりに名前を付けます。
- 必要なページだけならDakePDF分割Select。原本を残して抜粋を作ります。
- 資料を一つにするならDakePDF結合。読む順番を決めてから処理します。
- 重すぎるならDakePDF圧縮。処理後の文字や図面を確認します。
- メール添付に向かなければDakeSend。招待・Guest Pass、容量、期限、社内ルールを確認して渡します。
使った後に確認すること
- 資料一覧と送付ファイルを一件ずつ照合する。
- 新版・旧版、土地・建物、対象案件を取り違えていないか確認する。
- ページ数、先頭・末尾、抜粋範囲、図面の可読性、容量を確認する。
- 相手に伝える未確認事項と受取期限が本文にあるか確認する。
注意しておきたいこと
ここで示した順序は一つの整理例です。すでに名前が揃っていれば改名は不要ですし、個別ファイルを求められていれば結合しません。電子署名済み原本や正式交付資料の扱いは社内手順を優先します。道具は資料を整えますが、契約内容や交付の適否は判断しません。