不動産会社のための実務ノート
契約書・物件資料のPDFを一つにまとめて送りたい
契約書案、設備表、図面が別々のメールで届いた。明日の打合せへ一式を送りたいのに、どれが最新版か分からない。まず必要なのは結合ボタンより、送る資料の一覧です。
宛先と用途を決め、最新版だけを送付用フォルダへコピーします。読む順番を決めてから結合し、元PDFは別に保管します。
先に整理すること
- 誰に、何の確認を頼むのか。契約書案の確認用と、物件概要の案内用を分ける。
- 書類名・版の日付・ページ数を一覧にする。同じ名前の新旧資料をそのまま入れない。
- 添付すべき図面や別紙を確認し、まだ届いていない資料は「未受領」と残す。
手元の道具でも進められる手順
- 元資料を保存し、作業用のコピーを新しいフォルダへ集めます。
- 「01_契約書案」「02_設備表」「03_図面」のように、送る順番が分かる仮名を付けます。
- 社内で使用を認められたPDF編集ソフトに結合機能があれば、一覧順に追加して別名保存します。機能がなければ番号付きの個別ファイルと資料一覧を送る方法でも整理できます。
- メール本文に同封した資料と未受領資料を書きます。「一式」の一言だけで済ませないようにします。
DakePDF結合を使う場合
- DakePDF結合へ送付用PDFを追加し、画面上の順番を確認します。
- ドラッグで並べ替え、表示順どおりに結合して別名のPDFを保存します。
Windows。端末内でPDFを処理し、結合したPDFを保存します。設定ファイルを使用します。
使った後に確認すること
- 完成PDFを開き、先頭・資料の切替位置・末尾を確認する。
- 元PDFの合計ページ数と完成PDFのページ数を照合する。
- 縦横、白紙、欠落、古い版の混入と、送信先に不要な個人情報を確認する。
注意しておきたいこと
結合したファイルは送付用の加工物です。電子署名付きの契約書は、署名済み原本を保持する社内の扱いを優先します。結合で添付・しおり・フォーム・署名等が保たれるとは限りません。