不動産会社のための実務ノート
長いPDFから必要なページだけ取り出して送りたい
管理規約の中からリフォームに関係する箇所だけ、施工会社に確認してもらいたい。百ページを丸ごと送る前に、必要な範囲と前提条件を探します。
元資料を全文で保管し、送付用の抜粋を別に作ります。該当箇所だけでは意味が変わらないか、定義・但し書き・別表まで確認します。
先に整理すること
- 何の質問への回答として抜粋するかを一文にする。
- PDF画面で数えたページ位置と、紙面に印刷されたページ番号を分けてメモする。表紙があると番号はずれる。
- 管理規約・使用細則・改訂資料の関係、発行日や適用対象を確認する。
手元の道具でも進められる手順
- 元のPDFを全文保管用フォルダに置き、作業用コピーを作ります。
- PDFビューアで該当ページと前後を読み、必要範囲をメモします。
- 社内承認済みソフトのページ抽出機能で新しいPDFに保存します。印刷からPDFへ出す場合は、署名・リンク等が失われる別の写しになることを踏まえます。
- ファイル名へ「抜粋」を付け、送付文に元資料名、対象ページ、抜粋であることを書きます。
DakePDF分割Selectを使う場合
- DakePDF分割SelectへPDF一件を追加します。
- サムネイルでページを選ぶか、画面上のページ位置で範囲を指定します。選択したページが意図したものかを見直します。
- 「抽出する」で一つのPDFへ保存します。全文を一枚ずつにする作業とは分けます。
Windows。端末内で処理。保存先を選ばない場合は元PDFと同じフォルダへ出力し、同名は連番にします。
使った後に確認すること
- 抜粋の先頭・末尾とページ数を確認する。
- 条文の続きや別表が欠けていないか確認する。
- メールに書いた対象範囲と、実際の添付内容を合わせる。
注意しておきたいこと
相手に一部を見せることと、原資料を保管することは別の仕事です。抜粋が正式書類一式の交付や確認を代わりに済ませるとは考えません。選んだページだけでも個人情報が残ることがあります。